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详细信息
历史文化学院分团委学生分会文档管理条例
2012-09-26   历史系 审核人:

一.总则

1.为了使我系分团委、学生分会各项工作规范化和制度化,各项工作做到有据可查,保证工作的连续性,也为了提高工作效率,让各位学生干部了解分团委、学生分会举行的每一项活动的具体情况,特制定本条例。

2.本条例所称文档是指文书、档案等纸质的的或电子材料。文档是本会工作信息的重要载体,本会提倡善用文档,通过文档获取校内外工作信息,汲取有益的工作经验。

二、文档内容

3、两委的职能档案:分团委和学生分会的职能简介,各部门简介,宣传手册等;

4、两委各职能部门档案:包括各部门的每学期的工作计划,工作总结、活动的策划书、活动的总结、活动的新闻稿、活动的工作人员安排表、活动获奖名单、照片及视频资料等;

5、两委的人事档案:系学生干部的名单、系学生干部的通讯录、系学生干部的个人档案,系属社团和系属运动队的名单等;

6、常用表格:日常工作使用的各类表格,如活动、场地、物品借用等各类登记表格、申请表格。

7、制度汇总:两委的各项章程制度及院系有关的章程制度等;

8、会议记录:主席团例会,全体工作例会和各部门会议的会议记录。

三、管理方法

9、本条例所称文档由组织部统一收集,整理,管理。

10、两委每一年招新,组织部负责收集新版本的分团委和学生分会的简介、宣传手册、各部门简介。各部门务必在招新完一周内把部门新成员的资料交到组织部,组织部对这些资料进行存档;

11、两委每一次换届后,新一届学生干部须到组织部领取《历史系学生干部个人档案表》。各位系干必须认真填写该表,并于换届后一周内交到组织部用以存档。组织部将结合实际情况做进一步整理,健全各系干档案;若系干属于非正常换届而退出两委的,也必须到组织部注销档案并填写《历史系学生干部离职申请表》;

12、每学期末,各部门必须制定本学期的工作总结和下一学期的工作计划,交到组织部,由组织部统一存档;

13、两委举办的活动(包括部门活动)的有关资料也要求收集、存档,作为学习借鉴资料。各活动负责人须在活动结束后一周内把活动的相关资料(策划书、工作人员安排、获奖名单、活动总结和活动的新闻稿等)交到组织部(电子文档和书面材料各一份);

14、组织部负责收集学生会每一届的各种章程制度及各部门有关制度。

四、档案保管

15、历史系分团委、学生分会将设立专用的档案柜进行档案管理;

16、各类档案分类放置,重要档案必须留有二份作为备份,一般档案只保留一份;

17、每个部门有各自的档案袋,用于放置部门活动的相关档案;

18、每学期末,由组织部清点整理文档。

五、附则

19、历史系分团委、学生分会主席团拥有对本条例的最终解释权。

20、本管理条例经2010年4月27日第一次主席团例会修订通过,自2010年4月28日起施行。

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